Vluchtelingen Volgsysteem (VVS)

Grip op opvang, registratie en samenwerking binnen gemeenten

Gemeenten staan voor een complexe uitdaging rondom de opvang van vluchtelingen. Je wilt realtime inzicht in beschikbare opvangplekken, bewonersregistraties, bezetting, rapportages en samenwerking tussen locaties en teams. In de praktijk gebeurt dit nog regelmatig met losse Excelbestanden, handmatige overzichten en informatie verspreid over verschillende systemen.

Het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS) brengt deze processen samen in één centrale applicatie. VVS is door JAM-IT ontwikkeld in samenwerking met gemeenten en veiligheidsregio's en wordt inmiddels gebruikt door meerdere gemeenten in Nederland.

Met VVS krijgen gemeenten grip op opvangprocessen, registratie, capaciteit en rapportage: vanuit één veilige en overzichtelijke omgeving.

Ontwikkeld voor gemeenten in Nederland

VVS is specifiek ontwikkeld voor Nederlandse gemeenten die betrokken zijn bij de opvang van vluchtelingen. Het systeem sluit aan op gemeentelijke processen, verantwoordingsverplichtingen en samenwerkingsstructuren.

Wat begon als een oplossing voor een concrete gemeentelijke uitdaging, is uitgegroeid tot een product dat inmiddels breder wordt ingezet binnen Nederland. Als eigenaar en ontwikkelaar van VVS verzorgen wij niet alleen de technische doorontwikkeling, maar denken we ook actief mee over nieuwe behoeften vanuit gemeenten en veiligheidsregio's. Daardoor blijft VVS aansluiten op de praktijk van vandaag én morgen.

Eén centrale plek voor opvanggegevens

Met VVS beheer je opvanglocaties, kamers, bewoners en registraties vanuit één centrale applicatie. Informatie hoeft niet langer verspreid te staan over mailboxen, losse documenten of verschillende systemen.

Gemeenten kunnen onder andere gebruikmaken van:

• bewonersregistratie;
• locatie- en kamerbeheer;
• bezettingsbeheer;
• afwezigheidsregistratie;
• incidentregistratie;
• taken en contactmomenten;
• documentbeheer en archivering;
• zoek- en filterfunctionaliteiten voor snelle inzage.

Realtime inzicht in capaciteit en bezetting

Voor beleidsmedewerkers, coördinatoren en locatiemanagers is actueel inzicht essentieel. VVS toont realtime informatie over locaties, beschikbare kamers, bezetting en capaciteit.

Daardoor zie je direct:

• waar nog opvangplekken beschikbaar zijn;
• waar druk ontstaat;
• welke locaties vol raken;
• hoe bewoners verdeeld zijn;
• welke wijzigingen recent hebben plaatsgevonden.

Dit ondersteunt gemeenten bij het efficiënt organiseren van opvang en het sneller inspelen op veranderingen.

Rapportages en verantwoording

Gemeenten moeten regelmatig rapportages aanleveren over bezetting, opvangcapaciteit en in- en uitstroom. Het handmatig verzamelen van deze gegevens kost veel tijd en vergroot de kans op fouten.

VVS automatiseert een groot deel van deze processen. Rapportages worden opgebouwd op basis van actuele gegevens uit het systeem, waaronder:

• bezettingsrapportages;
• in- en uitstroomoverzichten;
• samenstelling per locatie;
• managementinformatie;
• SPUK-verantwoordingen.

Met één druk op de knop genereer je actuele rapportages, waardoor gemeenten sneller kunnen rapporteren en minder afhankelijk zijn van handmatig werk.

Veilig omgaan met gevoelige persoonsgegevens

Binnen opvangprocessen worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Daarom is informatiebeveiliging een belangrijk onderdeel van VVS.

De applicatie is ontwikkeld met aandacht voor:

• AVG-compliance;
• rol- en rechtenbeheer;
• veilige opslag van persoonsgegevens;
• Microsoft Entra ID Single Sign-On (SSO);
• ondersteuning voor 2FA;
• logging en toegangscontrole.

Daarnaast sluit VVS aan op gemeentelijke standaarden en voorwaarden, waaronder:

• ISO 27001;
• GIBIT;
• VNG Verwerkersovereenkomst.

Ook worden periodiek externe penetratietesten uitgevoerd.

Ontwikkeld vanuit de praktijk

VVS is niet ontwikkeld als generieke softwareoplossing, maar ontstaan vanuit een concrete vraag uit de praktijk. Samen met de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond ontwikkelden we een systeem dat gemeenten helpt om overzicht en structuur te behouden binnen opvangprocessen.

Door intensieve samenwerking met gebruikers sluit de applicatie goed aan op dagelijkse werkzaamheden. Feedback uit de praktijk wordt actief meegenomen in de verdere ontwikkeling van het platform. Daardoor groeit VVS mee met veranderende behoeften binnen gemeenten en opvangorganisaties.

Waarom kiezen gemeenten voor VVS?

Gemeenten kiezen voor VVS omdat het zorgt voor meer overzicht, minder handmatig werk en betere samenwerking rondom opvangprocessen.

Met VVS:

• beheer je opvanglocaties en bewoners centraal;
• krijg je realtime inzicht in capaciteit en bezetting;
• voorkom je versnipperde administratie;
• vereenvoudig je rapportages en SPUK-verantwoording;
• werk je veiliger met persoonsgegevens;
• ondersteun je samenwerking binnen gemeente en regio;
• beschik je over een oplossing die specifiek is ontwikkeld voor gemeentelijke opvangprocessen.

Meer weten over VVS?

Wil je weten hoe VVS gemeenten helpt bij opvangregistratie, capaciteitbeheer en rapportage? Bekijk de eigen website van het Vluchtelingen Volgsysteem voor meer informatie, of neem contact op met JAM-IT voor een demo.