Vluchtelingen Volgsysteem (VVS)
Eén overzicht van opvanglocaties, bewoners en bezetting, voor de hele gemeente en regio. Samen met gemeenten gebouwd, en in gebruik bij gemeenten door heel Nederland.
Opvang organiseren zonder losse Excel-lijsten
Welke locatie heeft nog plek? Wie woont waar, en wie is er vandaag vertrokken? In veel gemeenten staat dat verspreid over spreadsheets, mailboxen en losse systemen. Bij elke overdracht, elke vraag van het college en elke verantwoording begint het zoeken opnieuw.
VVS brengt opvanglocaties, bewoners, bezetting en rapportages samen in één veilige applicatie, zodat iedereen binnen de gemeente met dezelfde actuele informatie werkt.
Plan een demo
Opvangregistratie · Locatie- en kamerbeheer · Realtime bezetting · SPUK-verantwoording · AVG en ISO 27001
VVS is ontstaan in 2022, samen met de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, toen gemeenten van de ene op de andere dag opvang moesten organiseren. Inmiddels werken gemeenten door heel Nederland ermee, van Rotterdam en Amsterdam tot Almere en Westerkwartier, en groeit het systeem mee met wetgeving, beleid en de praktijk.
Eén systeem voor iedereen die bij de opvang betrokken is
- Beleid en coördinatie
Overzicht over alle locaties
Zie per gemeente en regio waar plek is, waar druk ontstaat en hoe bewoners verdeeld zijn.
- Locatiemanagers
Grip op de eigen locatie
Beheer kamers, bezetting, afwezigheid en incidenten, en draag de dienst over met een actueel dagoverzicht.
- Medewerkers onderweg
Werkt op elk apparaat
VVS past zich aan laptop, tablet en smartphone aan, dus ook op locatie heb je de informatie bij de hand.
- Verantwoording
Rapportages in één klik
Bezetting, in- en uitstroom en SPUK-verantwoording komen rechtstreeks uit actuele gegevens.
In één oogopslag zien waar nog plek is
Of je locatie nu bestaat uit een hotel en een bungalowpark, of je hebt tien locaties door de regio. Beschikbare kamers toont de kamers van al je locaties in één lijst, met de meeste vrije bedden bovenaan, en per kamer wie er verblijft en hoeveel bedden er voor volwassenen en kinderen vrij zijn.
De bezetting rekent VVS zelf uit, per kamer, per pand en per locatie. Families en groepen houd je bij elkaar bij het toewijzen van een plek, en bij een interne verhuizing verhuist het gezin mee, zodat de opvang niet alleen efficiënt blijft, maar ook menselijk.
Alles over opvang op één plek
Van de eerste intake tot het vertrek van een bewoner. Wat nu over verschillende bestanden verspreid staat, staat in VVS bij elkaar en is snel terug te vinden.
Bewonersregistratie en intake
Van intake tot uitstroom, inclusief gezinssamenstelling en groepen, met een voortgangsoverzicht van de intake per bewoner.
Locatie-, kamer- en lockerbeheer
Locaties met capaciteit en automatische bezettingsberekening, een planbord voor de kamers en lockers die je aan bewoners toewijst.
Dagoverzicht en overdracht
Per locatie een automatisch overzicht van instroom, uitstroom, afwezigheid en incidenten, aan te vullen met een digitale overdracht.
Gesprekken, taken en incidenten
Gespreksverslagen, contactmomenten, logboeknotities en incidenten per bewoner, en taken die je aan collega's toewijst.
Pasjes en toegangscontrole
Bewoners en bezoekers checken in en uit met een QR-pasje, zodat je altijd weet wie er op een locatie aanwezig is.
Zoeken, exporteren en archiveren
Uitgebreid zoeken en filteren, export naar Excel, en een archief voor vertrokken bewoners met hun volledige geschiedenis.
Na een vrije dag direct weer bij
Het dagoverzicht vat per locatie automatisch samen wat er is gebeurd, per dag of per week. Instroom, afwezigheid, plaatsingen en aangepaste dossiers staan bij elkaar, met wie het deed.
Vul het aan met een overdracht voor de volgende dienst, en print het voor de wisseling van de wacht. Zo weet wie begint meteen hoe de zaken ervoor staan, zonder eerst rond te vragen.
Het hele dossier van een bewoner op één plek
Persoonsgegevens, identificatie, contact, verblijf en werk, zorgbehoefte, documenten en logboek staan in één dossier, met de groep en de kamer van de bewoner erboven.
Vanuit het dossier rond je de intake af, druk je een QR-pasje af en exporteer je de gegevens. Zo hoeft niemand dezelfde informatie op twee plekken bij te houden.
Je eigen formulieren, zonder programmeur
Heb je een eigen intake-checklist, waarschuwingsformulier of vragenlijst? Stel die samen door velden te slepen, van tekstvelden en datums tot keuzelijsten, checkboxes en bijlagen, met verplichte velden en een toelichting per vraag.
Zet een formulier in per persoon of per locatie. Wat is ingevuld, blijft bij het dossier van de bewoner.
Verantwoorden met actuele cijfers
Het Intelligence Dashboard laat bezetting, in- en uitstroom, samenstelling, werk en leefgeld en opleidingsniveau zien, over al je locaties of per locatie, en maakt de SPUK-rapportage met één druk op de knop.
De cijfers komen rechtstreeks uit de dossiers en de kamers. Geen Excel-rondes meer als het college of het Rijk om een overzicht vraagt.
Waarom gemeenten voor VVS kiezen
VVS is geen generiek pakket dat op gemeentelijke opvang is aangepast. Het is vanaf de eerste dag gebouwd voor precies dit werk, samen met de mensen die het doen.
Gebouwd vanuit de praktijk
Ontwikkeld met de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, en doorontwikkeld met feedback van gebruikers.
Minder handwerk bij verantwoording
SPUK-rapportages komen met één druk op de knop uit het systeem, en sluiten aan op de Brede SPUK-regeling.
Samenwerken in de regio
Deel capaciteit met buurgemeenten en stem de spreiding af, zonder wekelijkse Excel-rondes. VVS is in gebruik bij meerdere veiligheidsregio's.
Eén aanspreekpunt
JAM-IT is eigenaar en ontwikkelaar van VVS. Implementatie, updates, onderhoud en support zitten in het abonnement.
Veilig werken met gevoelige persoonsgegevens
In de opvang werk je met privacygevoelige gegevens van mensen in een kwetsbare situatie. Daarom is beveiliging in VVS geen extra, maar het uitgangspunt. Medewerkers loggen in met hun eigen gemeente-account via Microsoft Entra ID, met tweestapsverificatie, en zien alleen de locaties en gegevens die bij hun rol horen.
VVS is ISO 27001-gecertificeerd, AVG-compliant, werkt met de VNG Verwerkersovereenkomst en voldoet aan de GIBIT-voorwaarden. Elke wijziging wordt gelogd, er is jaarlijks een onafhankelijke pentest, en VVS is aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de gemeenten.
Zo werkt het
In een paar weken van eerste gesprek naar livegang
Demo
We laten zien hoe VVS past bij jullie situatie, en bespreken locaties, gebruikers en koppelingen.
Inrichting
We richten jullie omgeving in, koppelen Microsoft Entra ID en zetten locaties en rollen klaar.
Training
Praktische sessies voor coördinatoren, locatiemanagers en beleidsmedewerkers.
Live
Daarna blijven we ondersteunen, met updates en monitoring, inbegrepen in het abonnement.
Veelgestelde vragen van gemeenten
Voor wie is VVS bedoeld?
Voor gemeenten en opvanglocaties in Nederland. Beleidsmedewerkers, coördinatoren, locatiemanagers en medewerkers op locatie werken er allemaal in, ieder met hun eigen rol en rechten. Er is ook een aparte rol met beperkte toegang voor medewerkers van een beveiligingsbedrijf.
Kunnen we VVS samen met andere gemeenten in de regio gebruiken?
Ja. Je ziet realtime de beschikbare plekken bij buurgemeenten en stemt de spreiding over de regio af in één werkomgeving. De toegang is per gemeente en per rol geregeld, en alles wordt vastgelegd in een auditlog. VVS is in gebruik bij meerdere veiligheidsregio's, onder andere Rotterdam-Rijnmond.
Helpt VVS bij de SPUK-verantwoording?
Ja. VVS maakt de SPUK-rapportages automatisch uit de actuele bewoners- en kamergegevens, met één druk op de knop, en sluit aan op de Brede SPUK-regeling. Daarnaast zijn er rapportages over bezetting, in- en uitstroom, samenstelling per locatie en werk en leefgeld.
Hoe is de beveiliging van persoonsgegevens geregeld?
VVS is ISO 27001-gecertificeerd en AVG-compliant, werkt met de VNG Verwerkersovereenkomst en voldoet aan de GIBIT-voorwaarden. Medewerkers loggen in via Microsoft Entra ID met tweestapsverificatie, elke wijziging wordt gelogd, er is jaarlijks een onafhankelijke pentest en VVS is aangesloten bij de IBD. De gegevens blijven binnen de EU.
Wat kost VVS, en wat zit erbij?
De prijs is afgestemd op het aantal opvanglocaties en gebruikers binnen je gemeente, en eventuele koppelingen. Implementatie, inrichting, training, updates, onderhoud, monitoring en support tijdens kantooruren zitten erbij, zonder verborgen kosten. Je krijgt een transparante offerte op maat.
Hoe snel kunnen we starten?
Van het eerste gesprek tot livegang duurt het meestal een paar weken. Na een demo richten we jullie omgeving in, koppelen we Microsoft Entra ID, zetten we locaties en rollen klaar en trainen we jullie team.
Meer weten over het ontstaan van VVS? Lees de case over het Vluchtelingen Volgsysteem, of bekijk de eigen website van VVS.
Voor gemeenten
Zien hoe VVS werkt voor jouw gemeente?
In een demo laten we zien hoe VVS de opvang in jouw gemeente overzichtelijker maakt, van bezetting tot verantwoording. Vrijblijvend, en afgestemd op jullie situatie.
Plan een demoBenieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?
Meer weten?Vraag het aan ArmandoMeer producten
WordTemplater
Genereer je documenten in Mendix en loop je tegen limitaties aan?
JamConvertor
We houden van makkelijk. We hebben de JamConvertor ontwikkeld om werkprocessen te vereenvoudigen en te versnellen.
JamOps
JamOps maakt het mogelijk om DevOps te werken met Mendix, door het controleren en committen van je code voor een groot d...