Waarom we onze eigen bedrijfssoftware bouwden: dit is Jammers

Privacy, AVG, contracten, verlof, urenregistratie, facturatie: naarmate een organisatie groeit, groeit ook alles wat je rondom medewerkers goed moet regelen.

Voor veel van die processen bestaat standaardsoftware. Maar bij JAM-IT kwamen we gaandeweg tot een andere conclusie. We bouwen dagelijks maatwerksoftware voor onze klanten. Waarom zouden we onze eigen werkwijze dan aanpassen aan verschillende standaardpakketten als we ook software kunnen bouwen die precies aansluit op hoe wij werken? Dat is het verhaal van Jammers.

Wat ooit begon als een relatief eenvoudige interne applicatie, is inmiddels uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel van onze bedrijfsvoering. De afgelopen periode heeft Martijn de applicatie daarom flink vernieuwd en uitgebreid.

Het begon met gegevens van onze Jammers

De naam behoeft misschien enige uitleg. Bij JAM-IT noemen we onze medewerkers Jammers. En precies voor hen is de applicatie ooit ontstaan.

In eerste instantie legden we er vooral medewerkersgegevens en cv's in vast. Vervolgens kwamen daar steeds meer praktische zaken bij. Contract gegevens bijvoorbeeld, maar ook woon-werkverkeer en informatie die nodig is voor onze administratie. Daar kwamen vervolgens reminders bij. Wanneer loopt een contract af? Wanneer is iemand jarig? Welke actie moet op welk moment worden uitgevoerd? Zo groeide Jammers steeds een stukje verder mee met onze organisatie.

Lange tijd was Jammers een geschikte interne applicatie waarop trainees ervaring konden opdoen. Een nieuwe functionaliteit rondom arbeidscontracten was bijvoorbeeld een mooie concrete ontwikkelopdracht. Maar langzaam veranderde de rol van de applicatie.

Van interne applicatie naar onderdeel van onze bedrijfsvoering

Met het behalen van onze ISO-certificering gingen we nog kritischer kijken naar hoe we informatie vastleggen en processen hebben ingericht. Jammers kwam daarbij steeds vaker in beeld.

Want zodra je persoonsgegevens, contracten en andere gevoelige informatie verwerkt, gaat het niet alleen om gebruiksgemak. Je wilt ook weten wie welke informatie kan bekijken, hoe gegevens worden verwerkt en hoe lang je ze mag bewaren.

Een praktisch voorbeeld daarvan is de AVG. Niet alle persoonsgegevens mogen of moeten even lang worden bewaard. Sommige gegevens moet je na uitdiensttreding nog een bepaalde periode bewaren, terwijl voor andere gegevens de noodzaak om ze vast te houden eerder vervalt. In Jammers kunnen we die bewaartermijnen nu onderdeel maken van het proces, zodat gegevens automatisch op het juiste moment worden verwijderd.

Ook onze accountant kan gecontroleerd toegang krijgen tot de informatie die nodig is voor bijvoorbeeld de salarisverwerking. Daardoor hoeven gevoelige documenten en persoonsgegevens niet steeds heen en weer te worden gemaild.

Jammers werd daarmee steeds minder een handige interne tool en steeds meer een centrale plek waarmee we onze bedrijfsvoering professioneel kunnen organiseren.

Steeds meer processen op één plek

Die ontwikkeling is de afgelopen periode in een stroomversnelling geraakt. Zo hebben we verlofregistratie toegevoegd. Medewerkers krijgen zelf inzicht in hun verlof en wij kunnen processen daaromheen goed vastleggen. Dat is niet alleen praktisch. Als werkgever heb je bijvoorbeeld ook verantwoordelijkheden rondom verlof en het tijdig informeren van medewerkers wanneer verlofuren dreigen te vervallen.

Ook arbeidscontracten kunnen inmiddels vanuit Jammers worden beheerd en ondertekend en we leggen er informatie rondom jaargesprekken vast.

Daarnaast schuift de applicatie steeds dichter richting onze dagelijkse operatie. Projectbudgetten zijn inzichtelijk, urenregistratie wordt onderdeel van Jammers en op basis daarvan kunnen facturen worden gegenereerd.

Voor een organisatie als JAM-IT is dat een belangrijke stap. Uiteindelijk bestaat een groot deel van onze dagelijkse bedrijfsvoering uit mensen die aan projecten voor klanten werken. Uren, projectbudgetten, facturatie en personeelsadministratie hangen daardoor nauw met elkaar samen. Door die processen op één plek bij elkaar te brengen, ontstaat steeds meer overzicht.

Waarom niet gewoon een HR-pakket kopen?

Die vraag kun je natuurlijk stellen. Er bestaan genoeg systemen voor HR, verlofregistratie, urenregistratie en andere onderdelen van onze bedrijfsvoering. Vaak betaal je daarvoor per gebruiker en krijg je een pakket met een vooraf bepaalde werkwijze.

Dat kan voor veel organisaties prima werken. Maar het is eigenlijk precies het vraagstuk waarvoor klanten ook bij ons aankloppen. Pas je je proces aan de software aan? Of bouw je software die aansluit op je proces? Voor Jammers hebben we bewust voor het tweede gekozen.

We kunnen precies vastleggen wat voor onze organisatie relevant is en verschillende processen met elkaar verbinden. Als onze werkwijze verandert, kunnen we de applicatie aanpassen. Verandert regelgeving, dan hebben we één plek waarin we die verandering kunnen verwerken. En omdat we de software zelf ontwikkelen, hebben we ook zelf grip op hoe die zich verder ontwikkelt.

Van Mendix naar traditioneel ontwikkelen met AI

Ook technisch heeft Jammers inmiddels een flinke ontwikkeling doorgemaakt. De oorspronkelijke applicatie draaide op Mendix. Toen duidelijk werd dat de licentiesituatie zou veranderen, was dat voor ons een logisch moment om opnieuw te kijken naar de technische basis.

Een deel van de nieuwe functionaliteit, waaronder verlofregistratie, ontwikkelden we al traditioneel. Uiteindelijk hebben we besloten om heel Jammers op die manier opnieuw op te bouwen. Daarbij zetten we AI-assisted development in om sneller te kunnen ontwikkelen. AI helpt ons bij het bouwen, maar de keuzes over architectuur, kwaliteit, security en werking blijven bij onze developers.

Dat geeft ons de vrijheid om Jammers in hoog tempo verder te ontwikkelen op basis van wat we intern daadwerkelijk nodig hebben.

Zelf gebruiken wat we voor klanten bouwen

Misschien is dat uiteindelijk wel het interessantste aan Jammers: we vertellen onze klanten dagelijks dat maatwerksoftware waardevol kan zijn wanneer standaardsoftware niet goed aansluit op de manier waarop een organisatie werkt. Met Jammers passen we precies die gedachte op onszelf toe.

Niet omdat iedere organisatie zijn eigen HR-software zou moeten bouwen. Vaak is standaardsoftware juist een prima keuze. Maar wanneer verschillende processen, regels en systemen steeds meer met elkaar verweven raken, kan maatwerk interessant worden. Je hoeft je werkwijze dan niet om de beperkingen van software heen te organiseren. De software ondersteunt juist de werkwijze die voor jouw organisatie logisch is.

Jammers begon ooit met het vastleggen van wat gegevens over onze medewerkers. Inmiddels ondersteunt het ons bij privacy en AVG, personeelsadministratie, verlof, uren, projecten en facturatie. En wat er de komende jaren aan nieuwe processen of regelgeving bijkomt, weten we natuurlijk nog niet.

Maar we hebben nu wel één plek waar we het kunnen toevoegen. Precies zoals we dat ook voor onze klanten bouwen: software die niet bepaalt hoe je moet werken, maar meegroeit met hoe je organisatie werkt.