Vergeet je subprocessen niet te automatiseren (dat levert je meer op dan je denkt)

Je kernprocessen zijn gedigitaliseerd. Een mooie stap! Maar vergeet vooral ook je subprocessen niet. Veel organisaties zien deze bij hun digitalisering over het hoofd, terwijl daar juist heel veel kansen liggen.

Je medewerkers voeren de hele dag door kleine taken uit

Even een mailtje sturen om verlof aan te vragen. Even in Excel kijken of die medewerker nog wel genoeg vakantiedagen heeft.

Even wat gegevens opvragen bij een klant. En die gegevens even overtypen in een document.

Het lijkt niet de moeite om veel aandacht te besteden aan dit soort processen. Maar tel je al deze taken bij elkaar op? Dan schrik je van hoeveel uur je medewerkers eraan kwijt zijn. Bovendien geven dit soort taken weinig voldoening én zijn ze vaak foutgevoelig.

Het digitaliseren en automatiseren van dit soort processen is vaak helemaal niet zo ingewikkeld en levert je veel meer op dan je denkt.

Dus... kijk eens kritisch naar je subprocessen

Want als je goed kijkt, zie je ineens overal kansen voor digitalisering.

Excel is vaak het eerste signaal dat er iets te automatiseren valt. Grote kans dat je medewerkers Excel gebruiken voor:

• Het bijhouden van verlofdagen
• Het registreren van contracten
• Het monitoren van deadlines
• Het verzamelen van managementinformatie
• Het bijhouden van voorraden

Al die Excel-sheets zijn eigenlijk mini-databases. En waar een database is, ligt een kans voor automatisering.

Ook repeterende, handmatige handelingen zijn een duidelijk signaal. Let bijvoorbeeld op:

• Gegevens die constant van het ene naar het andere systeem worden overgetypt
• Documenten die dagelijks of wekelijks handmatig worden ingevuld en verstuurd
• Berekeningen die steeds opnieuw worden uitgevoerd
• Rapportages die elke maand handmatig worden samengesteld

Welke processen zijn geschikt voor automatisering?

Niet elk proces is even geschikt om te automatiseren. Zo herken je processen die wél veel baat hebben bij digitalisering:

Er zit een duidelijke structuur in

De meest geschikte processen volgen een vast patroon. Er zijn duidelijke stappen die steeds op dezelfde manier worden doorlopen. Denk aan het inschrijven van een nieuwe klant of het aanvragen van verlof. Als je het proces makkelijk kunt uitleggen aan een nieuwe medewerker, is het waarschijnlijk geschikt voor automatisering.

Het proces herhaalt zich regelmatig

Hoe vaker een proces wordt herhaald, hoe meer je hebt aan automatisering. Een handeling die maar één keer per jaar voorkomt? Dan is het de investering meestal niet waard. Maar voeren je medewerkers bepaalde handelingen dagelijks of wekelijks uit? Dan kan automatisering veel tijd besparen.

Er worden veel gegevens overgetypt

Let eens op waar je medewerkers gegevens overtypen van het ene naar het andere systeem. Of waar ze dezelfde informatie op verschillende plekken moeten invullen. Dat zijn vaak perfecte processen om te automatiseren.

Medewerkers moeten controles uitvoeren

Moet er regelmatig worden gecontroleerd of alles klopt? Of iets is afgevinkt? Of iemand iets heeft goedgekeurd? Dan is dat proces waarschijnlijk geschikt voor automatisering. Een app kan automatisch controles uitvoeren, mensen herinneren aan hun taken en afwijkingen signaleren.

Zo automatiseer je jouw subprocessen stap voor stap

Waarschijnlijk heb je inmiddels een mooi lijstje met processen die je kunt digitaliseren. Maar waar begin je? Hoe pak je dat aan? Het goede nieuws: je hoeft niet alles in één keer te doen. Zo automatiseer je jouw subprocessen stap voor stap:

1. Begin met één proces

Kies eerst één proces uit. Het liefst iets kleins, waar je team nu regelmatig tegenaan loopt. Misschien dat facturatieproces dat nog handmatig wordt uitgevoerd? Of die voorraadadministratie die nu in Excel wordt bijgehouden? Begin daarmee. Zo kun je met een kleine investering al snel resultaat boeken.

2. Leer van de eerste stap

Wij raden niet voor niks aan om met een kleine stap te beginnen. Tijdens het digitaliseren van dat eerste proces leer je een heleboel. Die kennis is waardevol als je jouw volgende proces gaat automatiseren. Bovendien wakkert zo'n eerste stap vaak een vuurtje aan bij medewerkers. Nu ze zien hoeveel makkelijker dit proces verloopt, is de kans groot dat ze zelf bij je aankloppen met hun ideeën voor de volgende stap.

3. Creëer een digitaal ecosysteem

Je wilt voorkomen dat je uiteindelijk een allegaartje van allerlei applicaties creëert. Dat zorgt uiteindelijk alleen maar voor extra werk en chaos. Precies wat je niet wilt. Zorg er vanaf het begin voor dat je alle applicaties makkelijk aan elkaar kunt koppelen. Zo bouw je een digitaal ecosysteem op waarin alles soepel met elkaar samenwerkt en waarin processen naadloos in elkaar overlopen.

Wij denken graag met je mee

Zie je de mogelijkheden, maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Of vraag je je af welke processen in jouw organisatie geschikt zijn voor automatisering? Wij denken graag met je mee.

In een vrijblijvend gesprek kijken we samen naar jouw processen en jouw kansen voor digitalisering.