Complex proces digitaliseren? Zo maak je het behapbaar

Soms lijkt het digitaliseren en automatiseren van processen een immense berg die in één keer beklommen moet worden. Dat voelt overweldigend. Wij zien regelmatig dat organisaties om die reden veel te lang met suboptimale processen blijven werken. Zonde. Het is namelijk prima mogelijk om je processen in kleine stapjes te digitaliseren en automatiseren. Sterker nog: wat ons betreft is dat veel slimmer dan alles in één keer doen.

De voordelen van een gefaseerde aanpak

Wij zijn groot fan van de gefaseerde aanpak. Je pakt dan steeds één (deel van een) proces beet. Je gaat daar snel mee live, leert van de uitkomsten en gaat dan aan de slag met het volgende. Dat heeft een heleboel voordelen:

Het is minder overweldigend

Je digitale landschap in één keer helemaal omgooien wordt al snel een groot project. Een project waar enorm veel denkwerk, tijd en geld in gaat zitten. Het is niet gek dat je daar als organisatie tegenop ziet. Door het in stukjes te hakken wordt de drempel om de eerste stap te zetten veel kleiner.

Je verstoort je kritische processen niet

Je wilt voorkomen dat er dingen misgaan of stil komen te liggen in kritische processen. Dat is veel makkelijker te realiseren als je het klein en overzichtelijk houdt. Als je heel veel tegelijkertijd verandert, dan gaan er gegarandeerd dingen mis.

Je krijgt je werknemers beter mee

Te veel verandering in één keer is niet fijn voor je werknemers. Als je processen in stapjes aanpast geef je jouw werknemers de kans om langzaam aan de nieuwe manier van werken te wennen.

Je creëert heel snel resultaat, wat voor positieve energie zorgt

Maak je er meteen een enorm project van? Dan ga je misschien pas na maanden of zelfs jaren de eerste resultaten zien. Hak je het in stukjes op? Dan komen die resultaten veel sneller. Soms al binnen een aantal weken. Dat zorgt voor positieve energie. Daardoor zul je zien dat iedereen zin krijgt om nog meer processen te optimaliseren.

Je kunt van te voren niet alles weten

Je kunt proberen in één keer een heel nieuw proces uit te denken, maar de realiteit is weerbarstig. Je hebt geen glazen bol en dingen pakken altijd anders uit dan je verwacht. Door gefaseerd te werk te gaan kun je steeds analyseren wat de impact is en vervolgens bijsturen.

Je leert gaandeweg anders denken

Heb je eenmaal wat kleine processen geautomatiseerd? Dan merk je hoeveel efficiënter die processen ineens verlopen. Je snapt ook beter wat er allemaal mogelijk is met software. Wij weten zeker dat jij en je werknemers op een gegeven moment allerlei dingen gaan zien die slimmer kunnen. Dingen waar je in eerste instantie helemaal niet over had nagedacht. Het is fijn om jezelf dit leerproces te gunnen.

Het gevaar van deze aanpak: een versnipperd digitaal landschap

Bij een gefaseerde aanpak stap je niet in één keer over naar een compleet nieuw systeem. Je optimaliseert (een deel van) een proces in een nieuwe applicatie en behoudt daarnaast een groot deel van je bestaande applicaties. Het gevaar is wel dat je daardoor een versnipperd digitaal landschap krijgt, waarin applicaties niet goed met elkaar samenwerken. Dat zorgt voor inefficiëntie. Je moet steeds op verschillende systemen in- en uitloggen, dezelfde gegevens op meerdere plekken invoeren of informatie uit verschillende applicaties handmatig bij elkaar brengen. Dat wil je voorkomen.

Daarom zijn wij fan van het Mendix-platform.

Met Mendix voorkom je versnippering

Niet alleen is Mendix een heel mooi platform om procesgerichte applicaties in te bouwen, het platform is ook heel goed te koppelen met andere applicaties. Zo wordt het mogelijk om samengestelde applicaties te creëren. Dat betekent dat je onafhankelijke applicaties met elkaar verbindt. Je benut de krachten van elke individuele applicatie, maar zorgt tegelijkertijd ook voor samenhang. Zo laat je processen moeiteloos in elkaar overlopen en voorkom je de problemen die we hierboven beschreven.

Uiteindelijk kun je langzaam afscheid nemen van je bestaande applicaties en volledig overstappen op Mendix. Of misschien besluit je wel dat je een bestaande applicatie graag wilt blijven gebruiken. Veel van onze klanten rapporteren bijvoorbeeld graag via tools als PowerBI. Dat is geen probleem. Door Mendix aan een andere applicatie te koppelen worden gegevens moeiteloos en automatisch uitgewisseld.

Maak het klein en zet de eerste stap

De drempel om te starten met digitalisering en automatisering is veel lager dan je denkt. Ons advies: start klein en zet die eerste stap. Het beste moment om met digitalisering en automatisering te starten was gisteren. Het op één na beste moment is nu.

Van procesanalyse naar werkende applicatie

Als duidelijk is waar het proces vastloopt, ontstaat de volgende vraag: welke oplossing past daarbij? Soms is een kleine procesapplicatie genoeg. In andere gevallen is een webapplicatie, mobiele app of koppeling met bestaande systemen logischer.

Lees verder over webapplicaties voor procesdigitalisering, mobiele apps voor gebruik op locatie, AI integreren in bestaande software en beheer en doorontwikkeling.

Benieuwd welke eerste kleine stap jij kunt zetten?

Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op.