In een tijdperk waarin geavanceerde technologieën de standaard zijn geworden, is het cruciaal voor organisaties om hun bedrijfsvoering te stroomlijnen. HLTsamen, ontstaan uit de fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen in 2017, staat voor deze uitdaging. In nauwe samenwerking met JAM-IT is er een innovatieve oplossing ontwikkeld: de ‘AANPAK’-app: een integrale oplossing voor portfolio- en capaciteitsmanagement, niet alleen toepasbaar voor HLT, maar potentieel relevant voor diverse sectoren.
Over HLTsamen
In 2017 ontstond HLTsamen uit een fusie tussen de ambtelijke organisaties van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Met bijna 470 collega’s bedient HLT Samen drie gemeentebesturen, drie gemeenteraden en een groot aantal inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties. Deze synergie resulteerde in een slagvaardige organisatie die doelgerichte service verleent, advies biedt en genomen beslissingen effectief implementeert.
Het startpunt
Lucas Kuijpers van Bureau van Aanpak sloeg de handen ineen met HLTsamen om een plan te maken. Hij benadrukt de noodzaak van een gestroomlijnde aanpak:
“Veel organisaties, waaronder HLT, hebben uitstekende dienstverleningsprocessen, maar intern kan het er chaotisch aan toe gaan. Teams hanteren eigen planningen in Excel en informatie is versnipperd. Hierdoor ontbreekt inzicht en prioriteit. Daarom heb ik de methode ‘AANPAK’ bedacht. Er was een app nodig om de methode te ondersteunen. Die konden we niet alleen ontwikkelen. Daarom hebben we al snel JAM-IT betrokken bij de ontwikkeling ervan.”
Binnen HLTsamen is Harco, als Projectleider I&A, nauw betrokken bij de ontwikkeling van de werkwijze en de app. Met ervaring in Amerikaanse IT-bedrijven, vult hij aan:
“In al die jaren heb ik geen enkel systeem gezien dat alles kan bevatten. Daarom was er de ambitie om zo’n systeem te creëren. Voor HLT, waar een hoge werkdruk werd ervaren, was dit een urgente behoefte. Je kunt niet twee jaar wachten op een volledige organisatieverandering.”
Het proces
AANPAK is meer dan alleen een app, het is een werkwijze die bestuurlijke opdrachten vertaalt naar concrete activiteiten. Het begint met grote doelen en resultaten, en werkt dan stapsgewijs naar beneden. Maar het werkt ook andersom: als iets op de werkvloer niet uitvoerbaar is, kun je terugredeneren welke hogere opdracht daardoor in gevaar komt. Het is een praktische methode die ervoor zorgt dat geen enkele opdracht verloren gaat.
De ‘AANPAK’-app is een uiterst geavanceerde integrale oplossing voor portfolio- en capaciteitsmanagement, niet alleen voor HLT, maar potentieel toepasbaar in diverse sectoren. Met functionaliteiten zoals gedetailleerde urenregistratie, projectondersteuning en een geavanceerd planningsysteem, biedt de app een alomvattende oplossing voor organisaties die streven naar een gestroomlijnde bedrijfsvoering.
Het ontwikkelingsproces volgde de scrum-methodiek, waarbij JAM-IT een cruciale rol speelde in het omzetten van concepten naar werkende modules. Nadat de modules waren opgebouwd, werd duidelijk dat de applicatie vanwege zijn complexe structuur en vele lagen niet de gewenste performance leverde. Door het beperken van database queries en het optimaliseren van de caching van bepaalde objecten met Java-acties, werd de performance aanzienlijk geoptimaliseerd.
De samenwerking tussen HLT en JAM-IT werd gekenmerkt door naadloze afstemming. Michael, vanuit JAM-IT, werd al snel een onmisbaar lid van het team. Zijn snelle ontwikkeling en sterke betrokkenheid bij het project werden alom gewaardeerd.
Het resultaat
We hebben belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling van de ‘AANPAK’-applicatie, ook al is het project nog niet in zijn geheel afgerond. De kern van HLT’s operaties wordt nu ondersteund door de reeds geïmplementeerde planning- en opdrachten modules, die een solide basis vormen. Door de naadloze integratie van complexe functionaliteiten en de implementatie van custom Java-acties, biedt de app een krachtige oplossing voor organisaties met diverse behoeften op het gebied van planning en opdrachten. We zijn echter nog bezig met de verdere implementatie van functionaliteiten zoals tijdsregistratie en projectmanagement, die in onze plannen staan.
De ‘AANPAK’-app belooft waardevolle inzichten te bieden in werkprocessen, wat uiteindelijk zal leiden tot efficiënter plannen, meer transparantie richting bestuur, burgers en andere belanghebbenden en een lagere werkdruk voor medewerkers. Omdat in de methode de expertises van medewerkers centraal staan, biedt AANPAK ook allerlei mogelijkheden om ontwikkeling van medewerkers beter te ondersteunen en de introductie van strategisch personeelsmanagement te versnellen. Met de geplande integratie van tijdsregistratie en projectmanagement functionaliteiten verwachten we ook kosten te kunnen verlagen en tijd te besparen. De app is ontworpen met het oog op veelzijdige behoeften op het gebied van projectmanagement en resourceplanning, met naadloze integratie en de mogelijkheid tot het implementeren van op maat gemaakte Java-acties. We kijken uit naar de volgende stappen in de ontwikkeling van dit veelbelovende project.
De toekomst
HLT kijkt met enthousiasme naar de toekomst. De ‘AANPAK’-app heeft de potentie om ook bij andere gemeentes te worden geïmplementeerd. De toepasbaarheid strekt zich uit tot andere sectoren en belooft een revolutie te betekenen in gestroomlijnde en effectieve bedrijfsvoering.
